Event Organizer Jogja – Acara adalah momen penting dalam kehidupan kita. Baik itu acara bisnis, pertemuan, pesta pernikahan, atau acara khusus lainnya, memilih lokasi yang tepat sangatlah vital. Sebagai Event Organizer (EO) profesional, Anda bertanggung jawab untuk mengatur acara yang sukses dan berkesan bagi klien Anda.
Hal tersebut menyangkut hampir semua hal yang dilibatkan dalam acara, mulai dari persiapan konsep, peranan tim, hingga menentukan lokasi yang tepat untuk pergelaran acara. Nah pada artikel kali ini, kami akan mencoba share beberapa tips mengorganisir dan memilih lokasi yang tepat untuk acara layaknya EO yang Profesional. Untuk lebih jelasnya, simak selengkapnya sebagai berikut..
7 Tips Mengorganisir dan Memilih Lokasi Acara ala EO Profesional
Sudah menjadi landasan yang wajib dimiliki oleh seorang EO terkait penyusunan dan pergelaran sebuah acara. Seperti halnya dalam menentukan lokasi acara. Dimana seorang EO akan dituntut untuk harus benar benar mampu menentukan lokasi acara yang terbaik. Nah berikut beberapa tips memilih lokasi acara yang tepat layaknya EO profesional.
Survey Beberapa Tempat Sekaligus
Sebagai EO profesional, jangan memutuskan lokasi acara hanya berdasarkan rekomendasi atau penjelasan dari pihak ketiga. Penting untuk melakukan survei langsung ke beberapa tempat yang potensial. Kunjungi tempat-tempat tersebut untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang fasilitas, tata ruang, dan lingkungan sekitarnya. Dengan cara ini, Anda bisa membandingkan berbagai opsi dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan klien Anda.
Negosiasi Harga dan Waktu Pelaksanaan
Sebagai EO, kemampuan negosiasi adalah kunci. Setelah mengidentifikasi lokasi yang potensial, ajak pemilik atau manajer tempat untuk berbicara tentang harga dan ketersediaan tanggal acara. Diskusikan dengan mereka untuk mencapai kesepakatan terbaik yang sesuai dengan anggaran klien Anda. Selain itu, pastikan Anda mengamankan tanggal pelaksanaan acara dengan kontrak yang jelas.
Kapasitas atau Daya Tampung
Pastikan lokasi yang Anda pilih memiliki kapasitas yang sesuai dengan jumlah tamu yang diundang. Jangan sampai lokasi terlalu kecil sehingga membuat acara terasa sesak, atau terlalu besar sehingga membuat tamu terpecah dan merasa terlalu sepi. Pilihlah lokasi yang mampu menampung jumlah tamu dengan nyaman.
Fasilitas Parkir Memadai
Fasilitas parkir adalah hal yang sering diabaikan, tetapi sangat penting bagi kenyamanan tamu. Pastikan lokasi acara memiliki area parkir yang memadai untuk menampung mobil dan kendaraan lainnya. Jika lokasi tidak memiliki fasilitas parkir yang memadai, carilah alternatif seperti menyewa lahan parkir di dekatnya.
Layanan dan Fasilitas
Pastikan lokasi acara menyediakan layanan dan fasilitas yang diperlukan, seperti dapur, kamar mandi yang cukup, dan tempat penyimpanan. Selain itu, periksa juga apakah ada fasilitas audio-visual yang memadai untuk presentasi atau hiburan. Jika ada, pastikan peralatan tersebut dalam kondisi baik dan berfungsi dengan baik.
Tata Ruang/ Layout
Tata ruang atau layout lokasi acara dapat mempengaruhi atmosfer keseluruhan acara. Diskusikan dengan pemilik atau manajer tempat tentang kemungkinan tata ruang yang dapat diatur sesuai dengan tema dan tujuan acara. Pastikan ada ruang yang cukup untuk area panggung, area duduk, dan lokasi untuk meja makan atau bufet.
Baca juga 7 Faktor Ini Perlu Diperhatikan Dalam Memilih Venue Terbaik Untuk Event
Aksesibilitas Lokasi Event
Pastikan lokasi acara mudah diakses oleh para tamu. Periksa akses jalan utama, transportasi umum, dan kemungkinan parkir tambahan. Jika acara dihadiri oleh tamu dari luar kota, pertimbangkan juga keberadaan akomodasi di sekitar lokasi untuk kenyamanan mereka.
Dengan mengikuti tujuh tips di atas, Anda sebagai EO profesional dapat memilih lokasi acara yang tepat dan sukses dalam mengorganisir acara yang tak terlupakan bagi klien Anda. Pemilihan lokasi yang tepat akan meningkatkan reputasi Anda sebagai EO yang handal dan dapat diandalkan. Semakin ahli anda dalam merencanakan dan menggelar sebuah acara, maka akan semakin banyak pihak pihak yang akan percaya dengan jasa anda. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.