Jasa EO – Untuk itu, Kawan sebagai panitia expo campus harus mempunyai persiapan dan strategi yang matang. Kira-kira seperti apa persiapan yang perlu dilakukan dalam membangun expo campus di sekolah?
Expo campus merupakan program yang berupa pameran yang menghadirkan beragam perguruan tinggi yang diinginkan oleh para pelajar. Acara ini biasanya akan diselenggarakan oleh sekolah atau kampus yang dilakukan pada area kampus dengan lapangan yang luas. Biasanya, program ini akan diselenggarakan langsung oleh program kerja milik pengurus OSIS atau Alumni.
Satu tujuan utama dalam menggelar acara expo ini adalah mengadakan program yang berupa motivasi dan menginspirasi para pelajar untuk mengikuti jejak alumninya agar dapat masuk perguruan tinggi. Maka tidak heran jika pergelaran acara ini selalu ditunggu tunggu oleh para siswa/siswi di sekolah atau kampus.
Sebagai pergelaran acara besar, tentunya kawanan yang berperan sebagai panitia atau penyelenggara acara harus benar benar mempersiapkan berbagai keperluannya secara matang. Nah melalui kesempatan kali ini, kami akan mencoba share berbagai persiapan yang dibutuhkan dalam mengadakan Expo Campus.
Persiapan yang Tepat untuk Suksesnya Expo Campus
Sebagai suatu acara pergelaran yang menyangkut banyak orang dalam prosesnya, maka sudah sewajarnya apabila dalam penyelenggaraan program expo campus membutuhkan proses dan tahap persiapan yang benar benar matang. Nah berikut beberapa persiapan yang tepat untuk menggelar acara expo campus agar sukses.
Menyusun Proposal yang Komprehensif
Suatu acara expo campus tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya proposal yang matang. Setelah tim kepanitiaan terbentuk, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyusun proposal acara. Proposal ini harus mencakup semua poin penting dalam pelaksanaan acara.
Selain poin-poin standar seperti cover, judul, latar belakang, dan tujuan kegiatan, penting juga untuk memperluas deskripsi kegiatan dan mekanisme pelaksanaan dalam proposal tersebut. Hal ini bertujuan untuk menghindari miskomunikasi dan memberikan gambaran yang jelas kepada seluruh tim dan pihak terkait, termasuk sponsor, alumni, dan organisasi lainnya.
Melakukan Riset Anggaran yang Teliti
Penentuan anggaran acara tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Kepanitiaan harus melakukan riset anggaran yang teliti. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan melakukan survei harga di beberapa toko yang menjual peralatan dan perlengkapan acara. Misalnya, mencari informasi tentang harga booth atau tenda untuk alumni.
Berkoordinasi dengan Pihak Sekolah
Kerjasama dan koordinasi dengan pihak sekolah sangat penting untuk suksesnya expo campus. Kepanitiaan perlu berkomunikasi dengan Wakil Kepala Sekolah bidang Kesiswaan dan Kurikulum, serta Kepala Sekolah untuk mendapatkan persetujuan dan dukungan dalam melaksanakan acara.
Beberapa dokumen dan administrasi yang perlu disiapkan meliputi surat undangan, presentasi proposal, serta surat persetujuan dari pihak sekolah. Jika pihak sekolah memberikan persetujuan, kepanitiaan dapat melanjutkan persiapan dan pelaksanaan acara.
Menentukan Target Kolaborasi dan Peserta
Pertimbangkan apakah acara ini akan terbuka untuk umum atau ditujukan secara khusus untuk internal sekolah. Jika acara terbuka untuk umum, perlu dipikirkan apakah acara tersebut akan berbayar atau gratis. Selain itu, pastikan ruang atau space yang disediakan dapat menampung peserta atau pengunjung dengan nyaman. Pertimbangkan juga ruang yang nyaman untuk alumni, panggung, serta booth dari sponsor.
Baca juga Mengenal Ragam Jenis Panggung Pertunjukan yang Menarik
Menyusun Acara Utama yang Menarik
Acara utama merupakan momen yang paling ditunggu dalam expo campus. Biasanya, acara utama meliputi seminar inspirasi, pertunjukan musik live, atau hiburan lainnya. Jika kepanitiaan memiliki anggaran yang mencukupi, bisa dipertimbangkan untuk mengadakan dua acara utama atau lebih. Penting bagi anggota kepanitiaan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dalam menentukan acara utama yang sesuai dengan tema dan minat peserta.
Tak lupa, penting juga untuk menambahkan doorprize dalam acara utama. Doorprize tidak harus hadiah yang mahal atau mewah, tetapi bisa berupa hadiah-hadiah edukatif seperti paket buku tryout seleksi masuk perguruan tinggi atau buku ringkasan eksklusif dari alumni. Hal ini akan menambah keseruan acara dan memberikan manfaat kepada peserta.
Hal yang paling penting dalam menggelar sebuah acara, baik acara berskala kecil, sedang maupun besar, persiapan tetap menjadi dasar keberhasilan dari sebuah acara. Maka dari itu, selalu persiapkan segala keperluannya dengan baik agar prosesnya bisa jadi lebih terarah dengan proses yang bisa berjalan dengan lancar.