Jasa EO – Mengadakan event besar pastinya bukanlah hal yang dapat dikatakan mudah apalagi jika harus menyangkut kehadiran banyak orang tentu akan lebih rumit lagi. Perencanaan yang matang dengan kehadiran banyak tim profesional menjadi satu hal yang wajib menjadi pertimbangan ketika ingin menggelar event yang sukses.
Tips Sukseskan Pergelaran Event Besar
Ada cukup banyak hal yang perlu untuk dipertimbangkan ketika akan menggelar sebuah event, dan berikut kami telah merangkum beberapa tips yang mungkin sekiranya dapat membantu dan mempermudah anda untuk menggelar event event besar.
Melakukan Pembagian Tugas yang Efektif dengan Tim
Melaksanakan suatu kegiatan membutuhkan kerja sama tim yang kompak dan solid. Acara tidak akan mencapai hasil maksimal jika hanya dikerjakan secara individu. Oleh karena itu, penting untuk membagi tugas dengan jelas dan membentuk kelompok atau divisi-divisi yang sesuai dengan tugas masing-masing.
Pastikan setiap anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka, sehingga semangat mereka dalam mengerjakan tugas dapat tetap terjaga. Koordinasi yang baik antar divisi juga perlu dilakukan agar seluruh pihak dapat bekerja secara harmonis.
Menyusun Anggaran Dana secara Terperinci
Langkah selanjutnya adalah menyusun anggaran atau budgeting. Hal ini sangat penting untuk mengetahui seberapa besar dana yang harus disiapkan. Anggaran tersebut akan digunakan untuk membeli atau menyewa perlengkapan, tempat acara, hadiah, dan berbagai keperluan lainnya. Jika Anda berencana untuk mendatangkan publik figur sebagai bintang tamu, mungkin diperlukan biaya yang cukup besar. Misalnya, pembicara khusus, penyanyi terkenal, grup musik, atau pengisi acara lainnya. Oleh karena itu, lakukan budgeting secara cermat agar pengeluaran dapat terkontrol.
Membuat Timeline Persiapan yang Terencana
Sebuah acara yang baik membutuhkan persiapan yang matang, terutama jika acara tersebut memiliki skala yang besar. Penting untuk menyusun timeline yang mencakup persiapan, eksekusi acara, dan evaluasi.
Dengan membuat target persiapan dalam bentuk timeline, Anda dapat melacak kemajuan pekerjaan yang telah diselesaikan dan memastikan bahwa setiap pekerjaan tercapai sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Hal ini akan membantu mengontrol semua persiapan dengan lebih baik.
Membuat Proposal dan Rundown Acara yang Menarik
Langkah selanjutnya adalah membuat rundown acara yang terperinci, mulai dari awal sampai selesai, jauh-jauh hari sebelum acara dilaksanakan. Selain itu, buatlah proposal yang mencakup rundown kegiatan, kebutuhan acara, dan daftar anggaran yang dapat diajukan untuk mendapatkan sponsorship. Pastikan proposal tersebut menarik secara visual agar dapat menarik perhatian calon sponsor atau donatur. Cantumkan informasi kontak yang mudah dihubungi seperti nama penyelenggara, alamat, dan nomor telepon.
Baca juga Persiapan yang Tepat untuk Suksesnya Expo Campus
Mencatat Daftar Vendor dan Mencari Sponsor
Untuk menjalankan acara dengan sukses, penting untuk mencatat daftar vendor yang diperlukan untuk semua kebutuhan acara. Lakukan survei dari satu vendor ke vendor lainnya untuk mendapatkan harga terbaik dan kualitas yang memadai. Selain itu, cari juga sponsor yang dapat mendukung penyelenggaraan acara. Dengan konsep acara yang menarik dan unik, banyak brand atau pihak lain yang bersedia menjadi sponsor acara Anda.
Menyediakan Rencana Cadangan
Ketika merencanakan sebuah acara, hal yang tidak diinginkan kadang-kadang dapat terjadi dan membuat rencana awal tidak berjalan sesuai yang diharapkan. Untuk mengantisipasi hal tersebut, penting untuk menyusun rencana cadangan. Dengan memiliki rencana cadangan, Anda tetap memiliki backup plan jika terjadi situasi yang tidak terduga.
Dengan mempertimbangkan beberapa hal tersebut pastinya acara akan dapat berjalan dengan lebih baik dan mudah. Hal yang terpenting mengatur rencana, pembagian tugas tim, dan menghadirkan rencana cadangan ketika hal yang tidak terduga tiba tiba terjadi.