Jasa Event Organizer – Event yang sukses merupakan tujuan semua orang, karena pada akhirnya event yang sukses memberikan hasil terbaik dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Namun, faktanya tidak semudah itu untuk mencapai event yang sukses. Banyak sekali proses step by step dan persiapan yang harus dipersiapkan sebaik mungkin.
Bukan sekedar proses dan persiapan yang baik, work team juga harus dipersiapkan sebaik mungkin. Kinerja tim yang baik pastinya memberikan hasil yang baik. Sini deh di spill step by step yang bisa kamu lakuin buat event yang sukses.
Melakukan riset
Step pertama dan step paling dasar adalah melakukan riset terlebih dahulu. Keberhasilan suatu event ditentukan oleh kualitas riset yang baik sebelumnya. Riset yang dilakukan seperti riset audience dan riset tujuan dari event yang dilakukan.
Selain menentukan tujuan dari event itu sendiri, jangan lupa menentukan tema dan konsep dari event yang mau kamu buat. Tema dan konsep juga membantu dalam kesuksesan event yang kamu buat.
Membuat divisi
Dalam mengelola suatu event tidak mungkin bisa sendirian, dibutuhkan kerjasama yang baik di dalamnya. Oleh karena itu, membuat divisi penting dilakukan. Divisi di sini menyesuaikan dengan kebutuhan dalam sebuah event yang akan kamu buat.
Setiap divisi akan bertanggung jawab atas tugas mereka dan memastikan setiap hal yang diperlukan sudah terpenuhi. Contohnya adalah divisi acara yang bertugas membuat rundown.
Rundown merupakan hal penting dalam sebuah event, jadi pastikan rundown menjadi fokus yang tidak dapat disepelekan. Step kedua ini bisa dikatakan sebagai step penting yang harus dipikirkan dengan matang untuk melakukan step selanjutnya hingga membuat event yang dilakukan berjalan sukses.
Menentukan tanggal, tempat, dan waktu
Tempat menentukan keberhasilan sebuah event. Tidak mungkin event formal dilakukan di cafe, tidak mungkin event tidak formal dilakukan di sebuah meeting hall yang besar dan megah. Tempat mendukung suasana yang akan diciptakan selama event berlangsung dan menentukan keberhasilan atau kesuksesan event tersebut.
Perhatikan juga waktu dan tanggal dalam event yang akan dibuat. Misalnya event yang kamu buat memiliki target luas hingga luar kota dan kamu ingin mengadakan event di Jakarta, jangan memilih di hari biasa karena terdapat aturan ganjil genap. Hal tersebut dapat membuat peserta event yang dari luar kota merasa keberatan hingga memilih tidak hadir.
Menentukan anggaran dan mencari anggaran
Sebuah event membutuhkan anggaran untuk menyelenggarakannya. Step ke-4 ini membahas bagaimana kamu harus menentukan hingga mencari anggaran sesuai kebutuhan dari event kamu. Anggaran yang sesuai tentunya membantu sebuah event berjalan dengan baik.
Perhitungan yang tepat dibutuhkan dalam step ini. Jangan sampai hal-hal kecil tidak terhitung hingga akhirnya menimbulkan kekurangan dalam event kamu atau berpengaruh terhadap kesuksesan event.
Selanjutnya dapat mencari kebutuhan dana yang dibutuhkan dengan mencari sponsorship atau partnership. Mencari dana juga bukan merupakan hal yang mudah, dibutuhkan proposal yang baik dan kuat agar para sponsorship yakin akan keberhasilan event yang diadakan dan memberikan benefit satu sama lain.
Menjalankan event
Menjalankan event sesuai dengan step by step yang telah dilakukan sebelumnya. Usahakan jangan sampai apa yang telah di prepare tapi gak dilakukan sebaik mungkin. Mulai dari perhatikan estimasi waktu sesuai dengan rundown, jangan sampai melakukan sesuka hati diluar rundown.
Memperhatikan setiap divisi yang telah ditetapkan, jangan sampai kerja divisi menjadi double job hingga gak bisa ke handle dengan maksimal.
Evaluasi
Setelah melakukan event yang telah direncanakan, kegiatan evaluasi penting dilakukan, evaluasi dapat membantu kamu dalam melakukan event selanjutnya. Melalui kegiatan evaluasi, kamu bisa melihat hal-hal apa saja yang harus dipertahankan atau ditingkatkan. Hal ini dilakukan agar tidak melakukan kegagalan atau kesalahan yang sama.
Evaluasi juga dapat mempertahankan hal-hal baik untuk kesuksesan event selanjutnya. Evaluasi juga memperlihatkan potensi yang dimiliki setiap sumber daya manusia yang terlibat di setiap divisi. Jadi dapat membantu untuk membentuk divisi dalam event selanjutnya.
Usaha yang diperlukan demi keberhasilan sebuah event memang tidak mudah dan membutuhkan banyak proses serta kerjasama di dalamnya. Ingin event kamu berjalan dengan sukses tapi kamu tidak memiliki banyak persiapan dan tenaga? Saat ini kamu sudah bisa memakai jasa Event Organizer atau event planner loh.
Jadi gak perlu ribet-ribet ngelakuin step by step membuat event yang sukses. Bingung cari EO dan event planner terpercaya? Labiru Event jadi solusi terbaik buat kamu.