Jasa EO – Event planning adalah sebuah kegiatan profesional dalam mengelola ataupun mengatur dan merencanakan sebuah event (acara) dan bertujuan untuk membantu klien dalam menyukseskan acara yang diadakan, mulai dari merancang acara, budgeting, hingga menentukan konsep dan desain acara.
Event planning biasanya dapat dilakukan perusahaan secara mandiri ataupun bekerja sama dengan jasa layanan Event organizer. Pada tahap event planning, selain bertugas untuk menentukan konsep dan desain acara, tim event organizer juga bertugas untuk merancang dan menganggarkan alokasi biaya sebuah acara.

Pada event planning, budgeting atau penganggaran dan perencanaan keuangan menjadi hal yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan berjalannya suatu event yang dikelola oleh tim event planner.
Dengan kemampuan manajemen keuangan yang baik pula, alokasi anggaran pada perencanaan event pun dapat terorganisir dengan baik. Berikut ini 5 tips manjur mengatur budgeting untuk event planning anda yang wajib anda ketahui !
Tentukan Target dan Goals Suatu Event Dengan Jelas

Langkah awal dalam membuat suatu event adalah mendefinisikan tujuan acara dengan jelas. Tentukan juga target yang ingin dicapai, seperti meningkatkan awareness produk, meningkatkan penjualan, atau memperingati momen penting seperti pembukaan, launching, atau wisuda. Dengan arah acara yang jelas, proses budgeting atau penganggaran menjadi lebih mudah dan terarah.
Selain itu, tujuan event yang spesifik memudahkan tim event organizer dalam menentukan alokasi sumber daya yang tepat. Hal ini juga membantu mereka mengendalikan kinerja dan budgeting acara dengan lebih efektif.
Buatlah Skala Prioritas Aspek-Aspek Penting Event Anda

Selain tujuan yang ingin dicapai, aspek-aspek penting didalam suatu Event Planning perlu diorganisir dengan baik sesuai skala prioritas yang ditentukan. aspek-aspek penting seperti misalnya venue, hiburan, vendor catering dan promosional memerlukan teknik budgeting hingga manajemen keuangan yang baik agar dana yang dialokasikan pada setiap aspek seimbang dan merata.
Aspek-aspek penting pada aspek catering misalnya diperlukan rencana yang optimal serta manajemen yang baik agar catering tersebut dapat disajikan oleh vendor catering sesuai budget dan perjanjian awal sekaligus sebagai upaya mencegah overspending.
Estimasikan Dana Darurat atau Cadangan Dana Lain

Pengalokasian dana atau anggaran pada suatu event tidak serta merta hanya terfokus pada pengeluaran yang paling prioritas saja, melainkan dengan menambahkan alokasi dana untuk keperluan dana darurat seperti dana perizinan, biaya asuransi dan biaya keamanan ataupun biaya kebersihan.
Dengan tersusun nya alokasi biaya yang tidak terduga tersebut, anda dan tim event planner sudah menyiapkan ancang-ancang dalam menghadapi problem yang datang tiba-tiba saat event berlangsung.
Pantau Keuangan Yang Sudah Dialokasikan Secara Berkala
Setelah mengalokasikan dana selama persiapan acara, Anda perlu terus memantau dan melacak pengalokasian dana untuk setiap aspek acara. Pastikan dana teralokasi dengan baik dan benar.
Langkah ini bertujuan untuk meminimalisir pengeluaran agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Anda juga bisa menggunakan tools budgeting seperti Excel dan spreadsheet untuk mempermudah perencanaan serta pemantauan alokasi dana acara.
Baca Juga : 7 Strategi Komunikasi Efektif untuk Menjamin Kesuksesan Acara
Review dan Evaluasi Jalan nya Acara
Evaluasi menyeluruh setelah acara sangat penting. Tujuan utamanya adalah untuk meninjau apakah alokasi dana yang dikeluarkan sudah efektif dan tepat. Anda dapat membandingkan anggaran awal yang telah direncanakan dengan anggaran yang dikeluarkan saat acara berlangsung. Evaluasi ini juga berfungsi sebagai pedoman untuk merencanakan acara di masa mendatang.
Itulah 5 tips manjur mengatur budgeting untuk Event Planning Anda. Meskipun terdengar mudah dan dapat dilakukan, bekerja sama dengan event planner atau event organizer akan membantu meminimalkan kesalahan serta memastikan manajemen acara berjalan lancar. Anda juga dapat mengatur perencanaan anggaran acara secara profesional.
Labiru Event menyediakan jasa event organizer terbaik di kelasnya untuk membantu Anda merencanakan, menyelenggarakan, dan mensukseskan acara atau event Anda. Kami telah memberikan layanan terbaik sejak 2013, menangani acara seperti seminar, gathering, meeting, outbound, dan banyak lagi. Tim kami telah mensukseskan banyak event, baik di tingkat instansi swasta maupun pemerintah.
Tertarik untuk mengadakan acara dan bekerja sama dengan kami? Segera hubungi kami melalui nomor WhatsApp di bawah ini!