Jasa Event Organizer Jogja - Selain dikenal sebagai Kota Pelajar, Jogja merupakan pusat kebudayaan yang tak pernah absen dikunjungi wisatawan lokal maupun mancanegara. Setiap tahunnya, Anda akan disuguhi serangkaian festival mengesankan. Maka bukan hal mengherankan juga kalau beberapa orang tertarik untuk menyelenggarakan acara kebudayaan bersama event organizer Jogja.
Berminat membuat acara bertemakan budaya di Jogja? Sebelum memulai perencanaan, mari kita kupas sejumlah festival budaya sebagai inspirasi dan cara event organizer dalam menanganinya.
Inspirasi dari festival budaya di Jogja
Bukan tanpa alasan Jogja disebut sebagai Kota Budaya atau Culture City. Saat menapakkan kaki di kota ini, Anda akan disambut pilihan destinasi wisata sarat budaya yang beragam. Dari peninggalan sejarah seperti aneka candi hingga museum. Selain itu, pemerintahan Jogja juga masih dipengaruhi keluarga keraton yang menempati Keraton Jogjakarta atau Istana Sultan Jogjakarta.
Sejarah panjang yang terjadi di Jogja lantas mengilhami sejumlah event organizer Jogja untuk menyelenggarakan acara kebudayaan. Selain menarik perhatian wisatawan, acara tersebut sering kali digunakan sebagai alat untuk melestarikan budaya lokal.
Adapun festival-festival budaya yang kerap dilaksanakan di Jogja mencakup:
Festival Sekatenan
Berlokasi di alun-alun kota, Festival Sekatenan merupakan festival tahunan yang digelar pihak Keraton Jogjakarta. Tujuannya adalah untuk memperingati hari kelahiran Rasulullah Saw. Anda akan menyaksikan arak-arakan prajurit yang diikuti abdi dalem keraton.
Pusat perhatian Festival Sekatenan adalah gunungan yang disusun dari hasil panen. Ada juga Pasar Malam Perayaan Sekaten yang dibuka selama satu bulan penuh untuk menghibur masyarakat.
Festival Kirab Manten Tebu
Festival selanjutnya yang dapat dijadikan inspirasi event organizer Jogja adalah Festival Kirab Manten Tebu. Disebut juga sebagai Upacara Cembengan, festival ini diadakan menjelang giling atau pada bulan April setiap tahunnya. Lokasinya di sekitar kompleks Pabrik Gula Madukismo.
Dalam festival turun-menurun tersebut, tebu yang digunakan akan dinikahkan seperti pengantin Jawa. Hal ini mencakup kirab manten, ijab kabul, sampai syukuran atau resepsi.
Festival Kesenian Jogjakarta
Event organizer Jogja yang ingin mengadakan acara seni tak jarang mampir ke Festival Kesenian Jogjakarta. Festival ini dapat Anda jumpai antara Juni sampai September setiap tahun. Adalah Dinas Kebudayaan Provinsi yang menggelar festival spesial tersebut.
Di Festival Kesenian Jogjakarta, Anda akan menjumpai berbagai pertunjukan seni, baik itu konsep tradisional maupun kontemporer. Ada juga makanan dan barang antik yang siap dibawa pulang.
Festival Gamelan Jogjakarta
Bagi Anda yang ingin menyaksikan sekaligus mempelajari musik tradisional, sempatkan diri untuk mampir ke Festival Gamelan Jogjakarta. Sesuai namanya, festival ini diisi para pemain gamelan dari dalam dan luar negeri. Penyelenggaraannya berlangsung pada bulan Juli di Gedung PKKH UGM.
Festival Gamelan Jogjakarta dibuka untuk umum dan tak dipungut biaya. Makanya, banyak orang dari berbagai kalangan yang datang untuk menonton pertunjukan seni gamelan.
Festival Pasar Kangen
Satu lagi festival yang dapat dijadikan inspirasi untuk event organizer Jogja adalah Festival Pasar Kangen. Festival yang diadakan sepanjang Juli-Agustus di Taman Budaya Jogjakarta ini jadi lokasi penjual yang ingin menawarkan macam-macam barang kuni dan makanan khas tempo dulu.
Kalau belum puas bernostalgia, Anda dapat datang ke Festival jajanan Kekoenoan dan Kekinian yang berlangsung selama Oktober-November. Tempatnya ada di Jogja Expo Center atau JEC.
Menyiapkan acara budaya bersama EO terpercaya
Sudah mendapatkan konsep acara kebudayaan dari daftar festival di atas? Keberadaan event organizer Jogja dalam hal ini sangat berpengaruh pada kerapian struktur acara hingga kenyamanan penonton yang nanti datang. Kemudian, saat merancang acara budaya bersama EO, Anda perlu memahami langkah-langkahnya seperti yang dijelaskan berikut:
1. Susun tema, konsep, dan tujuan
Dari daftar festival di atas, Anda dapat melihat bahwa selalu ada tema dan konsep utama yang diusung pihak penyelenggara. Dari tema, akan mudah bagi Anda maupun EO untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai dari acara tersebut.
Sebagai contoh, Anda ingin menyelenggarakan acara musik dengan tema tradisional. Tujuan atau pesan yang ingin disampaikan adalah memperkenalkan dan melestarikan alat musik khas Jogja.
2. Pembagian tugas bersama tim
Pada tahap berikutnya, event organizer Jogja akan membagikan tugas kepada tim yang terlibat. Langkah ini memudahkan pergerakan mereka, terutama saat acara yang ditangani cukup kompleks. Jadi, persiapan nantinya tak bakal mengganggu acara.
EO yang berpengalaman tentunya akan menyerahkan tugas sesuai divisi dan keahlian bidangnya. Anda sebagai penggagas pun perlu memantau secara progres mereka secara berkala.
3. Buat anggaran dana untuk bujet
Pembuatan anggaran dana harus dilakukan sedini mungkin. Selain memenuhi sejumlah kebutuhan, anggaran dapat Anda jadikan pegangan untuk mengantisipasi pengeluaran tak terduga. Beberapa kebutuhan yang dimaksud mencakup sewa venue, perlengkapan, talent, hingga hadiah.
Untuk acara-acara budaya tertentu, Anda biasanya harus mengundang tokoh yang berhubungan dengan tema acara. Diskusikan bersama event organizer Jogja untuk menyiapkan bayaran atau fee.
4. Siapkan jadwal persiapan sampai eksekusi
Faktor lainnya yang membuat acara budaya berlangsung lancar dan meriah adalah jadwal yang dibuat untuk persiapan sampai eksekusi. EO juga tak jarang menyiapkan evaluasi hingga rencana cadangan untuk berjaga-jaga seandainya acara utama bermasalah atau harus diubah konsepnya.
Untuk memudahkan pemantauan, buat jadwal dalam rangkaian timeline. Hal ini membuat Anda mudah dalam memantau kemajuan kerja EO dan target yang telah dipenuhi.
5. Tulis proposan dan rundown acara
Begitu jadwal sudah siap, tulis proposal serta rundown bersama event organizer Jogja. Proposal umumnya memuat jadwal kegiatan, keperluan yang dibutuhkan acara, hingga daftar anggaran dana yang harus dikeluarkan. Buat sebaik mungkin agar mendapatkan lebih banyak sponsor.
EO yang sudah lama malang melintang dalam dunia event biasanya punya sponsor dan donatur yang dapat diandalkan. Namun, Anda bisa mencari tambahan untuk menunjang kelancaran acara.
6. Kumpulkan sponsor dan vendor
Sambil menunggu respons dari sponsor dan donatur, lanjutkan dengan membuat daftar sponsor beserta vendor. Dengan daftar tersebut, Anda dan event organizer Jogja dapat mengunjungi vendor untuk survei maupun mendatangi sponsor untuk menjalin kerja sama.
Jangan cepat menyerah atau kecewa saat belum mendapatkan sponsor dan vendor yang Anda harapkan. Simpan daftarnya, sebab bisa saja Anda pakai untuk acara lain.
7. Pilih media untuk mempromosikan acara
Hal terakhir yang tak boleh Anda lewatkan adalah media apa dan mana saja yang dipakai untuk mempromosikan acara. Meski sekarang orang-orang mengandalkan promosi online, media offline seperti poster, iklan televisi, sampai billboard masih efektif digunakan.
Manfaatkan juga relasi pihak EO dengan media-media yang pernah membantu mereka. Siapa tahu Anda mendapatkan potongan harga.
Anda yang ingin mematangkan acara budaya, jangan tunda waktu untuk berpartner bersama event organizer Jogja supaya prosesnya lancar dan membuahkan hasil memuaskan!
