Jasa Event Organizer Surabaya - Istilah event organizer atau EO tentu sudah tak lagi asing bagi Anda. Jenis jasa ini bisa Anda temukan terutama di kota-kota besar di Indonesia, seperti event organizer Surabaya.
Hal tersebut sebenarnya tidak terlalu mengherankan. Pasalnya, di Surabaya ada banyak event yang diselenggarakan di setiap bulannya. Masing-masing event yang diselenggarakan pun mampu menarik ratusan hingga ribuan pengunjung tiap harinya.
Beberapa contoh di antaranya adalah event-event yang rutin diselenggarakan di Surabaya dan dinantikan masyarakat. Seperti “Mlaku-Mlaku Nang Tunjungan”, Surabaya Cross Culture International Folk and Art Festival”, “Festival Rujak Uleg”, dan “Parade Juang”.
Terlepas dari skala event-nya, setiap penyelenggara event pasti ingin agar acaranya berlangsung dengan lancar dari awal sampai akhir. Dan untuk mendukung kelancaran acara, perlu tim yang solid dan berpengalaman di depan hingga di belakang layar.
Oleh karena itu event organizer Surabaya bisa jadi partner yang tepat untuk kelancaran acara. Anda jadi tak perlu lagi mengurus acaranya dari nol karena semuanya sudah di-handle oleh tim EO yang pasti berpengalaman. Dengan begitu, Anda hanya perlu memonitor saja sebagai “yang punya acara”.
Hanya saja, sebenarnya apa saja ya yang bisa dilakukan oleh tim EO sampai-sampai Anda perlu memercayakan penyelenggaraan acara kepada mereka? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Anda bisa simak dulu penjelasannya di bawah ini. Selamat membaca!
Apa Saja yang Digarap Event Organizer
Bagi Anda yang ingin tahu lebih jelas tentang apa saja tugas dan tanggung jawab yang secara umum dipegang oleh event organizer Surabaya, berikut penjelasannya.
1. Merancang konsep event.
Salah satu tugas penting yang dipegang oleh EO adalah merancang konsep acara. Proses ini juga melibatkan penentuan apa tema event, di mana lokasinya, kapan waktu penyelenggaraan, apa saja runtutan acaranya, siapa saja pengisi acara, dan masih banyak lagi.
Tentu saja pihak EO akan tetap berdiskusi dan membahas soal konsep event dengan Anda selaku penyelenggara. Jadi, tim EO bisa pastikan bahwa konsep acara tidak akan melenceng dari apa yang Anda kehendaki. Mengingat proses perancangan konsep ini digarap oleh tim EO yang kreatif dan berpengalaman, Anda pun tak perlu repot-repot membagi waktu antara aktivitas sehari-hari dengan mengurus acara, kan?
2. Merumuskan teknis pelaksanaan event.
Begitu konsep event sudah ditetapkan, hal berikutnya yang akan dilakukan oleh event organizer Surabaya adalah merumuskan seperti apa teknis pelaksanaannya. Proses ini membutuhkan planning yang matang untuk memastikan bahwa segala persiapan penting dan krusial bagi acara ada dan tersedia. Kalau tidak, proses berlangsungnya acara pun terancam terganggu.
Teknis pelaksanaan event ini tidak hanya membahas soal venue, perlengkapan kelistrikan, keberadaan panggung dan stand, atau perlengkapan dan peralatan lainnya. Tapi juga berkaitan dengan proses komunikasi dengan pengelola venue, pengisi acara, dan semua pihak yang akan dilibatkan dalam acara nantinya.
3. Menyusun dan mengalokasikan anggaran.
Hal penting lainnya yang berkaitan erat dengan pelaksanaan event adalah budget. Tentunya Anda ingin agar budget yang telah disiapkan bisa digunakan secara optimal dan seefisien mungkin. Selain itu, pastinya Anda juga tidak ingin adanya kebocoran ataupun pemborosan budget, kan?
Untuk memastikan acara bisa berlangsung lancar tanpa ada kendala soal biaya, tim event organizer Surabaya akan bantu Anda menyusun dan mengalokasikan budget dengan cermat. Nantinya, budget yang ada akan dialokasikan ke berbagai kategori pengeluaran penting seperti:
● Administrasi
● Pengisi acara
● Transportasi dan akomodasi
● Konsumsi
● Sewa venue dan dekorasi
● Promosi dan publikasi
● Panggung, lighting, dan sound
● SDM tambahan
● Dan komponen-komponen biaya lainnya
Pastinya alokasi budget yang dibuat oleh tim EO juga harus melalui persetujuan Anda juga. Dengan begitu, Anda tak perlu khawatir tentang risiko pengeluaran yang tidak Anda ketahui.
4. Pembagian divisi dan tugas.
Dalam sebuah event, biasanya terdapat beberapa divisi yang fokus meng-handle tugas tertentu. Misalnya divisi acara, konsumsi, perlengkapan, ticketing, dan sebagainya. Tujuan dari pembagian divisi ini adalah untuk mendistribusikan tugas agar waktu, biaya, dan tenaga bisa digunakan dengan lebih efisien dan optimal.
Ketika membagi divisi dan tugas, event organizer Surabaya akan menunjuk tim-tim tertentu yang memang sudah memiliki spesialisasi dalam divisi tersebut. Dengan begitu, Anda tak perlu melakukannya sendiri karena pembagian divisi dan tugas pasti akan diserahkan pada orang-orang yang paling andal.
5. Pendanaan dan sponsorship.
Tahukah Anda bahwa EO juga bisa membantu Anda pula dalam urusan pendanaan dan sponsorship? Meski demikian, tugas yang satu ini juga tetap perlu Anda pastikan dulu dengan pihak EO yang akan Anda pilih. Karena sebenarnya tidak semua EO yang menangani aspek yang satu ini ketika meng-handle sebuah acara.
6. Mempersiapkan event.
Pastinya tim EO memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mempersiapkan event. Bahkan bisa dibilang bahwa tugas serta tanggung jawab yang sudah dibahas di atas merupakan bagian dari persiapan event.
Untuk memastikan bahwa event akan berlangsung dengan lancar sampai akhir, tentu butuh yang namanya persiapan lengkap dan matang. Selain merumuskan teknis pelaksanaan event, tim event organizer Surabaya juga akan terus melakukan proses monitoring untuk memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab sudah dilaksanakan dengan tepat waktu, akurat, dan tentunya efisien dari segi biaya juga.
Beberapa bentuk persiapan yang dilakukan adalah pembuatan timeline dan administrasi perizinan. Dengan adanya timeline, tim EO bisa pastikan semua persiapan terpenuhi sebelum event berlangsung. Selain itu, EO juga yang akan mengurus administrasi perizinan yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan acara Anda.
Dengan begitu, artinya pihak tim EO tidak akan pernah lepas tangan selama proses persiapan event berlangsung. Bahkan, monitoring juga akan terus dilakukan sampai event berakhir agar evaluasi bisa dilakukan. Sebagai penyelenggara acara, Anda pun mendapatkan jaminan bahwa acara benar-benar berhasil sesuai tujuan maupun budget-nya.
7. Pelaksanaan event sampai selesai.
Selama event berlangsung, tim EO juga akan tetap memastikan tugas dan tanggung jawabnya terlaksana untuk kelancaran acara. Apalagi selalu ada risiko terjadinya hal-hal tak terduga, bahkan dengan persiapan yang sudah sepenuhnya lengkap sekalipun. Dengan begitu, event terlaksana sampai tuntas tanpa adanya kendala yang mengganggu, apalagi sampai harus dibatalkan di tengah berlangsungnya acara.
Penutup
Seperti itulah kira-kira gambaran besar mengenai tugas dan tanggung jawab event organizer Surabaya secara umum. Pada akhirnya, berkolaborasi dengan tim EO bisa memberikan berbagai keuntungan dan manfaat yang dapat Anda rasakan sebagai penyelenggara acara.
Anda sama sekali tak perlu ragu untuk menggunakan jasa event organizer. Hanya saja, pastikan bahwa Anda memilih EO yang memang sudah terbukti berpengalaman dan terpercaya. Dengan begitu Anda pun bisa benar-benar menikmati manfaat dan kelebihan dari event organizer Surabaya untuk kelancaran event yang akan Anda selenggarakan.
