Jasa Event Organizer – Pandemi COVID-19 yang melanda beberapa tahun lalu mengubah cara berkumpul dan berinteraksi manusia. Bersama dengan kemajuan era digital saat ini, cara berkumpul dan berinteraksi manusia pada saat pandemi menjadi sangat terbantu oleh adanya teknologi komunikasi digital.
Beberapa sektor penting, seperti ekonomi, kesehatan, sosial, pariwisata, pendidikan, dan lain-lain memiliki berbagai kegiatan yang dilakukan secara tatap muka. Dengan adanya pandemi, kegiatan seperti rapat kerja, seminar, pelatihan, dan sebagainya memaksa sektor-sektor tersebut mengubah cara berkegiatannya.
Event virtual menjadi solusi utama dalam mengatasi keterbatasan berkumpul dan berinteraksi di masa pandemi tersebut. Akan tetapi, apakah event virtual hanya menjadi pengganti sementara atau justru merupakan solusi penyelenggaraan kegiatan di masa depan?
Dalam artikel berikut, kita akan membahas kelebihan dan kekurangan mengadakan event virtual, serta bagaimana format tersebut mengubah cara penyelenggaraan kegiatan hingga acara besar.
Kelebihan Mengadakan Event Virtual
Event virtual memiliki banyak kelebihan yang bisa Anda rasakan sebagai penyelenggara. Kelebihan format tersebut juga dapat dirasakan oleh peserta event. Berikut kelebihan mengadakan event virtual.
Biaya Lebih Rendah
Mengadakan event virtual memangkas biaya yang sangat banyak, salah satunya yang paling terlihat ada tidak adanya biaya sewa venue atau gedung. Biaya lain-lain, seperti logistik, transportasi, atau akomodasi untuk tamu atau peserta dan staf juga tidak perlu dikeluarkan karena event virtual dapat dilakukan dimana saja.
Penghematan biaya dalam mengadakan event virtual sangat cocok untuk perusahaan yang ingin menjangkau audiens tanpa mengeluarkan dana besar. Anggaran yang telah ditetapkan dapat dialokasikan ke aspek lain, seperti konten, marketing, atau lain-lain guna memberikan pengalaman lebih bagi peserta.
Fleksibilitas Lokasi
Salah satu daya tarik utama event virtual adalah fleksibilitas lokasi. Peserta dari berbagai domisili dapat bergabung tanpa memikirkan jarak dan waktu tempuh.
Bagi penyelenggara yang ingin mengundang tamu, peserta, atau bahkan pembicara dari luar negeri sangat terbantu dengan fleksibilitas tersebut. Anda tidak perlu khawatir tentang biaya perjalanan atau visa karena event virtual dapat diakses secara online.
Potensi Jangkauan Lebih Luas
Berkaitan dengan poin sebelumnya, event virtual memberikan kesempatan bagi penyelenggara untuk menjangkau audiens lebih luas dibandingkan event offline. Tidak adanya batas kapasitas venue membuat peserta dari berbagai domisili dapat bergabung tanpa kendala jarak.
Membagikan rekaman acara memperluas jangkauan event virtual dan memungkinkan akses kapan saja. Peserta yang absen bisa dengan mudah menikmati rekaman tersebut. Jika penyelenggara memberikan rekaman secara bebas, mereka bisa menjangkau audiens lebih luas dan mendapatkan keuntungan lebih besar untuk event berikutnya.
Mudah Didokumentasikan
Masih berkaitan dengan poin sebelumnya yaitu event virtual dapat dengan mudah direkam, setiap sesi pada event dapat direkam dalam format video atau foto. Kemudahan tersebut dapat memangkas biaya dari event offline karena dokumentasi tidak membutuhkan peralatan dan tim khusus.
Dokumentasi event virtual dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi penyelenggara. Selain mengevaluasi sesi yang berjalan dan memperbaikinya di event selanjutnya, penyelenggara dapat menganalisis engagement dan kepuasan peserta melalui dokumentasi tersebut.
Baca Juga: Rencana Acara
Kekurangan Mengadakan Event Virtual
Tidak hanya kelebihan saja, mengadakan event virtual juga memiliki kekurangannya. Akan tetapi, beberapa kekurangan dalam mengadakan event virtual berikut dapat diatasi.
Kurangnya Interaksi Langsung
Meskipun menawarkan banyak kelebihan, salah satu kekurangan terbesar event virtual adalah minimnya interaksi langsung antara peserta. Event virtual memberikan pengalaman lebih formal dibandingkan event offline, sehingga kurang memberikan kesempatan antarpeserta bersosialisasi dan bertukar pikiran.
Pada event virtual, interaksi dilakukan terbatas pada kolom chat atau Q&A yang kurang personal. Sementara pada event offline, peserta dapat dengan mudah mengajukan pertanyaan atau mendekati pembicara secara langsung.
Masalah Teknis
Tantangan terbesar penyelenggaraan event virtual yaitu masalah teknis. Hal tersebut berkaitan dengan koneksi internet yang tidak stabil, audio yang terputus-putus, atau video yang terjeda baik dari pihak penyelenggara atau peserta.
Meskipun sudah melakukan antisipasi dengan menggunakan koneksi internet paling stabil, jika perangkat yang digunakan tidak kompatibel dapat mengurangi kualitas pengalaman event. Ketidakpastian teknis tersebut membuat event virtual kurang bisa diandalkan dibandingkan event offline.
Keterbatasan Pengalaman Sensorial
Kekurangan mengadakan event virtual berikut tidak dapat ditemukan selain melalui event offline, yaitu pengalaman multisensori. Atmosfer yang dapat dirasakan secara langsung oleh peserta pada event offline menambah pengalaman keseluruhan.
Pengalaman event virtual terbatas pada layar dan suara digital yang monoton dan kurang memberi kesan. Format ini membuat peserta merasa pasif dan cenderung bosan.
Menentukan format event virtual atau offline perlu melihat tujuannya yang menjadi faktor utama untuk dipertimbangkan. Misalnya, tujuan event untuk berbagi informasi melalui webinar atau pelatihan cocok menggunakan event virtual sebagai pilihan yang lebih efisien.
Selain tujuan event, jenis audiens juga penting untuk dipertimbangkan. Jika sebagian besar peserta sudah terbiasa dengan platform digital, event virtual bisa menjadi pilihan yang tepat. Jangan lupa menghitung anggaran dan waktu yang tersedia meskipun event virtual lebih hemat biaya dan dapat diselenggarakan lebih cepat.