EO Di Jogja – Webinar telah menjadi salah satu alat komunikasi dan pendidikan yang sangat efektif dalam dunia digital. Dengan adanya teknologi seperti Zoom, webinar bisa diadakan dengan mudah, menghubungkan orang-orang dari berbagai lokasi secara real-time.
Namun, untuk memastikan webinar berjalan dengan sukses, ada beberapa langkah yang perlu diikuti, terutama dalam memberikan informasi tentang ketentuan umum kepada peserta webinar. Apa saja itu? Simak selengkapnya sebagai berikut
Tips Agar Webinar Zoom Berjalan dengan Baik
Webinar zoom merupakan salah satu penyelenggaraan webinar yang saat ini kian populer. Sebagaimana seperti yang kita ketahui, zoom memiliki beragam fitur yang mendukung proses tatap muka secara virtual yang bisa diikuti oleh banyak orang sekaligus. Tidak heran jika webinar zoom saat ini banyak diminati oleh sejumlah perusahaan, organisasi, maupun kelompok tertentu yang hendak menggelar sebuah webinar. Berikut adalah beberapa tips agar webinar Zoom berjalan dengan baik
Penjadwalan Ruang Zoom dan Waktu Webinar
Sebelum mengadakan webinar, pastikan untuk menentukan jadwal kapan ruang Zoom akan dibuka dan kapan acara webinar dimulai. Peserta perlu tahu kapan mereka harus bergabung dengan sesi webinar, sehingga mereka dapat mengatur waktu mereka dengan tepat.
Link Zoom dan Informasi Akses
Berikan peserta dengan tautan (link) Zoom yang berlaku untuk webinar. Juga, jika diperlukan, berikan username dan password yang diperlukan untuk mengakses webinar tersebut. Pastikan peserta memiliki informasi ini sebelum acara dimulai agar tidak ada kesulitan saat bergabung.
Syarat Peserta dan Tampilan
Jelaskan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh peserta saat mengikuti webinar. Misalnya, peserta harus menuliskan nama Zoom dengan nama asli mereka, menggunakan atribut sesuai dengan jenis acara (seperti toga dalam acara wisuda online), dan pakaian yang sesuai. Hal ini akan membantu menciptakan suasana yang lebih serius dan profesional.
Aktivasi Video Selama Acara
Mintalah peserta untuk mengaktifkan video mereka selama acara berlangsung. Dengan begitu, komunikasi akan lebih interaktif dan memungkinkan pembicara untuk melihat reaksi peserta, menciptakan suasana yang lebih terhubung secara emosional.
Kendala Teknis dan Kontak Darurat
Tetapkan mekanisme untuk mengatasi kendala teknis yang mungkin terjadi selama webinar. Berikan informasi tentang cara menghubungi panitia atau petugas teknis jika ada masalah teknis yang perlu diatasi dengan segera. Peserta harus tahu kepada siapa mereka harus menghubungi jika mengalami masalah.
Para petugas atau panitia harus sigap dalam mengambil alih ketika sewaktu waktu proses berjalannya webinar mengalami gangguan seperti misalnya jaringan internet gangguan atau lain sebagainya.
Pengaturan Mikrofon Peserta
Berikan pengarahan bahwa peserta harus mematikan mikrofon mereka selama acara berlangsung, kecuali saat ada sesi tanya jawab atau interaksi langsung yang diizinkan oleh pembicara atau moderator. Hal ini akan membantu mengurangi kebisingan dan mengoptimalkan kualitas suara selama webinar.
Baca juga Hal Penting yang Harus Diperhatikan Sebelum Membuat Susunan Acara Webinar
Petunjuk Penggunaan Teknologi
Bagi peserta yang belum terbiasa menggunakan platform Zoom atau teknologi serupa, berikan petunjuk singkat tentang cara mengoperasikan fitur-fitur penting seperti mengaktifkan video, menyalakan/mematikan mikrofon, dan fitur lain yang mungkin dibutuhkan selama acara.
Dengan mengikuti tips di atas dan memberikan informasi tentang ketentuan umum dengan jelas sebelum webinar dimulai, Anda dapat meningkatkan pengalaman peserta dan memastikan bahwa acara berjalan dengan lancar. Webinar yang sukses tidak hanya memberikan informasi yang berharga tetapi juga menciptakan lingkungan yang interaktif dan menyenangkan bagi semua peserta yang terlibat.