Jasa EO – Mengadakan suatu acara agar dapat berjalan dengan baik membutuhkan persiapan yang matang. Proses persiapan ini membutuhkan semua aspek yang berhubungan dengan acara, salah satunya adalah waktu atau timeline. Jika waktu tidak dikelola dengan baik atau jadwal tidak berjalan dengan semestinya, proses jalannya acara dapat terhambat dan dapat berakhir kacau.
Dengan menyusun timeline yang efektif dan terstruktur dapat menjaga waktu acara agar teratur dan juga lancar, selain itu dengan mengatur timeline, menjadikan acara lebih terorganisir dan terlihat lebih profesional. Dengan acara berjalan lancar, acara akan berkesan untuk para tamu/peserta yang sudah menyempatkan menghadiri acara.
Artikel ini akan membahas tips-tips membuat timeline acara yang efektif agar dapat menghasilkan acara yang sukses.
Tujuan yang Jelas
Langkah pertama dalam menyusun timeline adalah menetapkan tujuan acara. Tentukan apa yang ingin dicapai, apakah itu pernikahan, corporate gathering, seminar, atau lainnya. Setelah memahami tujuan, kamu bisa memilih berbagai jenis kegiatan yang akan dimasukkan ke dalam timeline.
Membuat Daftar Kegiatan
Tentukan tujuan terlebih dahulu, lalu pilih kegiatan utama dan sampingan untuk acara. Buat jadwal kegiatan utama, sertakan estimasi waktu dari awal hingga akhir. Selain itu, masukkan juga kegiatan sampingan sebagai pelengkap, dengan tetap mempertimbangkan durasi acara.
Memperkirakan Waktu Acara
Setelah memilih semua kegiatan, langkah selanjutnya adalah memperkirakan durasi acara. Pertimbangkan waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan, transisi antar kegiatan, dan waktu istirahat. Berikan waktu buffer atau tambahan untuk mengantisipasi kejadian tak terduga dan menghindari kepanikan akibat perubahan mendadak.
Mengurutkan Kegiatan
Urutkan kegiatan berdasarkan urutan utama agar tidak terkesan melompat-lompat. Urutan kegiatan yang logis membantu acara berjalan lebih efisien dan memudahkan peserta atau tamu mengikuti prosesi. Selain itu, tim acara dapat bekerja lebih efektif dengan mengerjakan job desk mereka secara menyeluruh tanpa terpotong-potong.
Membagikan Timeline
Membagikan timeline kepada orang-orang yang terlibat dalam acara seperti pembicara, staff, relawan, dan vendor sangat penting. Hal ini bertujuan agar masing-masing orang mengetahui jadwal acara dan tugas-tugas mereka. Sehingga proses jalannya acara dapat berjalan dengan baik karena orang-orang yang terlibat sudah siap dan tahu kapan mereka harus terlibat dalam acara.
Fleksibilitas Tindakan
Meskipun sudah menyusun timeline, kondisi di lapangan terkadang berbeda dengan rencana. Faktor internal seperti orang yang terlibat dalam acara atau faktor eksternal seperti cuaca bisa mempengaruhi situasi. Kamu perlu bersiap menghadapi hal tak terduga, tetap membuka diri terhadap perubahan, dan menyiapkan rencana cadangan jika diperlukan.
Menyiapkan Time Keeper
Timekeeper bertanggung jawab memastikan acara berjalan sesuai rencana. Selain itu, timekeeper mempersiapkan transisi antar kegiatan yang sudah direncanakan dan mengingatkan orang-orang yang terlibat dengan kegiatan. Sebaiknya, seorang timekeeper hanya fokus pada pekerjaannya dan tidak mengerjakan tugas lain selama acara berlangsung agar tetap fokus.
Evaluasi Setelah Acara
Evaluasi sangatlah penting untuk dilakukan, karena kamu dapat mengetahui apa yang kurang berjalan dengan baik pada proses acara. Kita bisa jadikan kekurangan tersebut sebagai pengalaman untuk membuat timeline acara yang lebih bagus ke depannya, karena pengalaman adalah guru yang berharga.
Itulah beberapa tips membuat timeline acara yang efektif agar dapat membantu acara berjalan dengan lancar dan tertata. Ingatlah untuk mengetahui tujuan, daftar kegiatan, membagikan timeline, dsb. Karena acara yang berjalan dengan baik akan meninggalkan kesan yang baik pula di hati tamu/peserta.