Jasa Event Organizer – Menyiapkan event sendiri bukan hal yang menyeramkan kok, Anda hanya perlu mengetahui tips untuk memastikan rencana acara Anda tidak gagal. Oleh karena itu, Labiru menyiapkan beberapa tips merencanakan event anti gagal yang bisa Anda adaptasi dalam planning yang akan atau sedang dibuat, dengan begitu acara terjamin berjalan lancar.
Bagi Anda yang berencana membuat perencanaan Anda sendiri, ada cukup banyak hal yang harus dilakukan. Hal ini pasti akan membuat Anda kebingungan, sehingga tips-tips kecil ini akan sangat membantu dalam pembuatan keputusan dan penyusunan rencana acara. Rencanakan event plan dengan tips berikut ini yang anti gagal. Selengkapnya periksa informasi sampai ke bawah!
Sesuaikan Tujuan, Konsep, dan Anggaran
Saat membuat suatu event, kita perlu memahami siapa audiens yang akan diundang serta tujuan dari acara tersebut. Teliti terlebih dahulu tujuan diadakannya event agar kita bisa memahami audiens yang tepat untuk diundang dan mengetahui apa saja yang dibutuhkan.
Setelah memahami tujuan dan audiens, pengaturan tema dan konsep acara pun akan lebih mudah. Tema dan konsep merupakan salah satu unsur atau faktor terpenting dalam acara. Hal ini akan menjadi fondasi dari berjalannya kegiatan selama acara. Berpikir kreatif dan out of the box, sehingga Anda bisa menciptakan suasana yang anti-mainstream dan digemari tamu acara.
Setelahnya, Anda bisa memasuki tahapan berikutnya, budgeting. Perancangan budget atau anggaran juga merupakan tahapan krusial. Anda dan tim perlu memastikan anggaran yang dibuat realistis, hal ini akan membantu Anda untuk menghindari pengeluaran berlebih. Pengeluaran berlebih di luar rencana, akan membuat event tidak terkendali.
Penyesuaian Tim dan Job Description
Langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah membagi panitia menjadi beberapa divisi. Pastikan setiap divisi memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas. Untuk memastikan kelancaran penyelenggaraan, setiap anggota harus memahami peran mereka.
Berikut contoh divisi yang biasanya ada dalam tim event.
- Divisi Logistik: Bertanggung jawab atas persiapan tempat acara, peralatan, dan kebutuhan logistik lainnya.
- Divisi Promosi: Mengurus pemasaran dan promosi acara.
- Divisi Keuangan: Bertanggung jawab atas anggaran, pengeluaran, dan pendapatan acara.
- Divisi Acara: Mengatur jadwal, agenda, dan detail teknis acara.
- Divisi Dekorasi: Menyusun konsep dekorasi dan mengatur dekorasi di lokasi acara.
Buatlah jadwal rinci acara, termasuk waktu dan tempat setiap pertemuan tim, tenggat waktu tugas, dan tanggal-tanggal penting lainnya. Jadwal ini akan membantu memastikan kelancaran penyelenggaraan.
Pemasaran
Keberhasilan acara, serta apakah penyelenggara akan mendapatkan keuntungan atau kerugian, sangat tergantung pada daya tarik acara tersebut. Oleh karena itu, strategi pemasaran yang tepat harus diterapkan untuk menarik jumlah peserta yang memadai. Di era modern ini, strategi pemasaran yang sangat efektif adalah menggunakan konten digital melalui media sosial.
Media sosial memiliki jangkauan yang luas dan memudahkan dalam menjangkau target peserta acara. Selain itu, promosi juga menjadi kunci untuk menarik peserta. Promosikan acara Anda melalui media sosial, situs web, atau berbagai saluran lainnya. Selain itu, Anda juga bisa mengajukan kolaborasi dengan sponsor Anda untuk membantu melakukan publikasi acara.
Baca juga: 5 Hal yang Perlu Diketahui Sebelum Menjadi Seorang Event Planner
Rundown
Urutkan kegiatan secara logis dan menarik dalam rundown acara. Mulailah dengan pembukaan yang kuat dengan MC atau pembicara hebat untuk menarik perhatian peserta. Sesi-sesi utama harus memberikan nilai tambah dan relevansi. Akhiri dengan kegiatan penutup yang mengesankan.
Berikan alokasi waktu yang tepat untuk setiap bagian dalam rundown. Jangan terlalu tergesa-gesa atau terlalu lambat, dan perhatikan batasan waktu agar acara berjalan sesuai rencana. Ingatlah bahwa meskipun merinci rundown acara terkadang tampak sebagai bagian administratif, hal ini sangat penting untuk memastikan acara berjalan sesuai rencana.
Rundown yang apik akan memberikan pengalaman yang baik bagi peserta. Buat rundown jauh-jauh hari demi perencanaan yang matang, pastikan juga setiap anggota tim memiliki salinan rundown dan memahami isi acara tersebut.
Rencana Cadangan
Menyiapkan rencana cadangan (plan B) memang sangat penting dalam penyelenggaraan acara. Terkadang, meskipun kita telah merencanakan semuanya dengan rinci, situasi tak terduga bisa saja muncul.
Persiapkan rencana cadangan yang setara dengan rencana utama yang sudah Anda susun. Ini akan membantu jika ada perubahan mendadak atau masalah teknis. Berikan ruang untuk fleksibilitas dalam rundown acara. Jangan terlalu kaku dengan waktu dan urutan acara. Ini memungkinkan Anda menyesuaikan diri dengan perubahan yang mungkin terjadi.
Kerja Sama dan Evaluasi
Sebuah konsep acara yang menarik dan perencanaan yang matang tidak akan berarti apa-apa tanpa adanya kerjasama tim yang baik. Dalam merencanakan sebuah acara, melibatkan banyak aspek dan tugas yang harus diselesaikan. Oleh karena itu, kerjasama tim menjadi kunci kesuksesan.
Namun, kerjasama tim bukan hanya tentang membagi tugas, tetapi juga tentang membangun hubungan yang baik, saling mendengarkan, dan menghargai kontribusi setiap anggota tim. Hindari kesalahpahaman yang tidak perlu, dan selalu berpikir jernih dalam menjalankan tugas bersama.
Evaluasi Acara dan Kinerja Tim
Evaluasi setelah acara selesai memiliki beberapa alasan penting. Hal ini akan membantu Anda dan tim dalam mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan pelaksanaan suatu acara. Tim dapat memahami apa yang telah berhasil dan apa yang perlu diperbaiki untuk acara mendatang.
Data dan umpan balik yang terkumpul selama evaluasi menjadi dasar untuk merencanakan perbaikan. Dengan memahami apa yang perlu diperbaiki, tim dapat mengambil langkah konkret untuk meningkatkan kualitas acara berikutnya.
Itu dia tips dari kami, semoga acara anda berjalan dengan sukses! Bila Anda ingin mendapatkan kemudahan dalam menyusun acara, Labiru Event juga siap membantu. Kami telah dipercayai menjalankan banyak event dengan penuh kelancaran dan kenyamanan. Tunggu apalagi? Segera hubungi operator kami untuk menikmati keuntungannya.