EO Jakarta – Menggelar sebuah acara yang menyangkut kehadiran banyak orang tentunya bukanlah hal yang mudah. Ada banyak pertimbangan dan persiapan yang memang benar benar harus dapat dipersiapkan agar nantinya proses acara dapat berjalan dengan baik dan lancar. Seperti halnya ketika menggelar acara reuni akbar.
Tips Sukses Mengadakan Acara Reuni Akbar yang Takan Terlupakan
Dalam mengadakan acara reuni akbar, pastinya para pihak penyelenggara tentunya pasti tiap acara yang ingin diselenggarakannya dapat berjalan dengan baik dan memberikan kesan yang tidak terlupakan untuk para tamu undangan yang hadir, apalagi bagi acara yang menyangkut banyak orang kelas atas, pastinya kelancaran dan kemeriahan acara harus benar benar diprioritaskan. Nah berikut kami merangkum beberapa tips yang mungkin akan sangat membantu dalam menggelar acara reuni akbar agar dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Membentuk Panitia yang Solid
Kesuksesan sebuah acara ditentukan oleh panitia yang mengorganisasikannya. Jika Anda dipercaya menjadi panitia reuni akbar, tidak perlu khawatir atau panik. Pilihlah seorang ketua yang aktif dan populer di kalangan alumni untuk memimpin panitia. Ketua yang baik harus memiliki kemampuan dalam mengkoordinasikan kegiatan dan memiliki cukup waktu untuk menjalankan tugasnya. Setelah itu, bentuklah tim panitia yang solid.
Melengkapi Data Undangan
Setelah tim atau panitia terbentuk, langkah berikutnya adalah mengumpulkan data alumni. Proses pengumpulan data ini dapat memakan waktu yang cukup lama, jadi disarankan untuk membagi tugas dengan anggota panitia lain agar lebih cepat selesai.
Memilih Lokasi yang Menarik
Pemilihan lokasi acara akan menjadi salah satu faktor penentu kehadiran para alumni. Ketika Anda berhasil memilih lokasi yang menarik dan sesuai dengan konsep reuni akbar, kemungkinan para alumni yang datang akan semakin besar.
Terdapat beberapa opsi lokasi yang dapat digunakan, seperti kafe, hotel, atau gedung pertemuan. Namun, perlu diperhatikan juga faktor harga. Sebaiknya pesan lokasi tersebut jauh-jauh hari agar masih tersedia slot yang kosong.
Memberi Waktu yang Cukup untuk Persiapan
Waktu yang ideal untuk persiapan acara reuni akbar adalah sekitar 3 bulan. Namun, jika Anda perlu mengumpulkan dana terlebih dahulu, sediakan waktu sekitar 6 bulan sebelum acara berlangsung. Meskipun membutuhkan waktu yang lama, janganlah bosan.
Waktu tersebut dapat dialokasikan untuk berbagai kegiatan, seperti menyusun susunan acara, menyiapkan lokasi, memilih menu catering, dan menyiapkan properti lainnya. Dengan persiapan yang matang, acara reuni akan berjalan lancar dan sukses.
Baca juga Tips Sukses dalam Membuat dan Menggelar Event Musik
Menentukan Waktu yang Tepat
Pilihlah waktu yang tepat untuk mengadakan acara reuni akbar, seperti akhir pekan atau hari Sabtu dan Minggu. Pada hari-hari tersebut, para alumni yang bekerja biasanya berlibur, sehingga lebih banyak yang dapat hadir. Mulailah acara dari pagi hari, sekitar pukul 10.00 hingga makan siang. Durasi acara resmi cukup 3 hingga 4 jam, sehingga masih ada waktu banyak untuk bernostalgia dan mengobrol dengan teman-teman alumni.
Mengumpulkan Dana dengan Bijak
Mengadakan acara reuni membutuhkan biaya yang cukup besar. Oleh karena itu, mulailah mencari donatur yang bersedia mensponsori acara. Donasi tersebut tidak selalu harus berupa uang, tetapi bisa juga dalam bentuk layanan, seperti layanan katering. Hal ini akan sangat membantu dalam mengurangi biaya.
Namun apabila anda tidak begitu ahli dalam menggelar acara besar, ada baiknya jika percayakan saja kepada tim Event Organizer atau tim EO yang merupakan organisasi atau kelompok yang sudah terbiasa mempersiapkan dan menggelar acara besar yang termasuk reuni akbar yang akan menyangkut kehadiran banyak orang dalam acaranya.