Perusahaan EO — Event Planner, Event Coordinator, dan Event Organizer merupakan profesi yang berfokus pada bidang manajemen acara. Meskipun ketiganya memiliki peran dalam mengatur, mengelola dan mengawasi suatu acara, tidak dapat dipungkiri bahwa tiga profesi tersebut masih salah diartikan. Ketiga profesi tersebut memiliki peran penting dalam penyelenggaraan suatu acara dan memastikan bahwa keinginan klien dapat terwujud dengan baik tanpa kendala.
Singkatnya, Event Planner adalah tim yang bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan konsep hingga detail acara saat di awal. Semnatara itu, Event Coordinator merupakan tim yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya sebuah acara secara keseluruhan pada hari pelaksanaan. Sedangkan Event Organizer merupakan tim yang mengeksekusi setiap detail perencanaan acara sesuai rancangan Event Planner.
Peran dan Tanggung Jawab Event Planner
Peran dari seorang Event Planner adalah berperan membuat detail acara mulai dari menciptakan konsep acara hingga mengkoordinasikan aspek perencanaan umum. Dalam menjalankan perannya sebagai pencipta konsep acara, seorang Event Planner tetap menjalin komunikasi yang baik dan bekerjasana dengan klien dalam pengembangan ide konsep acara serta membantu klien dalam mengidentifikasi visi serta mewujudkannya melalui ide-ide kreatif yang telah dirancang.
Selain menciptakan konsep acara, seorang Event Planner juga membuat rencana awal detail acara yang meliputi membuat daftar tugas dan timeline, menyusun anggaran serta merancang tampilan visual acara. Tampilan visual acara meliputi dekorasi, bunga, atau kebutuhan properti estetis lainnya yang memberikan suasana yang diinginkan oleh klien.
Peran lainnya dari seorang Event Planner adalah melakukan penyelarasan vendor mulai dari mencari, memilih vendor yang tepat dan terpercaya sehingga diskusi mengenai tema dan anggaran dapat dilakukan dengan mudah. Biasanya vendor yang diperlukan pada suatu acara adalah venue, catering, dekorasi, foto, dan videographer.
Peran dan Tanggung Jawab Event Coordinator
Secara keseluruhan, peran dari seorang Event Coordinator adalah mengelola aspek logistik dengan memastikan vendor datang tepat waktu atau sesuai dengan timeline yang dirancang oleh Event Planner. Selain itu, Event Coordinator berkoordinasi dengan tim untuk memastikan setiap anggota mengetahui dan mampu menjalankan tanggung jawabnya secara efisien.
Selain memanajemen acara, seorang Event Coordinator memiliki keterampilan dalam manajemen krisis, mampu menangani masalah dan mengatasi situasi di luar kendali. Hal ini membutuhkan komunikasi yang baik dengan klien, karena Event Coordinator merupakan tim utama yang akan klien cari ketika hari pelaksanaan suatu acara.
Peran dan Tanggung Jawab Event Organizer
Event Organizer memiliki peran yang cukup kompleks. Mulai dari menyiapkan rencana penyelenggaraan acara hingga mengevaluasi pelaksanaan acara bersama dengan tim. Seorang Event Organizer memerlukan riset mendalam serta menyeluruh melalui pengumpulan data dan fakta untuk merancang konsep acara. Menurut Event Organizer, riset adalah kegiatan yang penting dilakukan untuk menentukan kejelasan visi klien dari awal hingga akhir acara.
Selain melakukan riset konsep acara, seorang Event Organizer juga membuat rencana detail anggaran. Karakter idealis dan realistis dibutuhkan dalam diri seorang Event Organizer. Mengingat bahwa suatu acara memerlukan 4 kebutuhan yang perlu dipenuhi seperti peralatan acara, penyewaan venue, pengundangan pengisi acara serta keperluan konsumsi.
Seorang Event Organizer juga memerlukan koordinasi tim dengan baik dengan memperhatikan berbagai aspek serta berperan sebagai partnership yang mencari sponsor bila dibutuhkan. Selain itu, peran Event Organizer juga perlu mempromosikan atau menyebarluaskan informasi melalui sosial media atau iklan website bila diperlukan.
Skill yang Dibutuhkan
Dalam memanajemen suatu acara hingga sukses, ketiga profesi di atas membutuhkan skill yang setidaknya dimiliki dalam dirinya. Seorang Event Planner, Event Coordinator dan Event Organizer memerlukan rasa bertanggung jawab dan kemampuan komunikasi yang baik. Ketika dihadapi oleh bermacam-macam karakter klien, ia dapat menjadi pribadi yang komunikatif dan mampu beradaptasi.
Selain itu, skill multitasking inilah yang sangat wajib dimiliki oleh Seorang Event Planner, Event Coordinator dan Event Organizer. Tidak jarang suatu jadwal kegiatan dengan jadwal yang lain akan berbenturan dalam satu waktu secara bersamaan. Dalam memanajemen suatu acara, ketiga profesi tersebut dituntut untuk memiliki critical dan creative thinking untuk menghasilkan ide dan konsep acara.
Seorang Event Planner, Event Coordinator dan Event Organizer profesional memiliki kualifikasi akademis atau latar belakang pendidikan yang relevan. Program studi yang relevan dengan profesi ini seperti administrasi bisnis, ilmu komunikasi, manajemen perhotelan, hubungan masyarakat serta pemasaran hingga periklanan atau pemasaran.
Nah, itulah tadi ketiga pemahaman dan perbedaan seorang event planner, event coordinator, hingga event organizer yang harus kamu pahami jika tertarik untuk mendalami bidang tersebut.