Jasa EO – Acara gathering kantor merupakan momen untuk mempererat tali persaudaraan antar karyawan, meningkatkan motivasi, dan membangun rasa kebersamaan. Selain itu, gathering juga bisa menjadi sarana refreshing dan melepas penat dari kesibukan pekerjaan.
Agar acara gathering kantormu makin seru dan berkesan, ada beberapa hal yang perlu kamu persiapkan. Penasaran apa saja? Yuk, simak di artikel ini! Dijamin acaranya bakal sukses dan tak terlupakan!
Tentukan Tujuan Acara
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan acara. Apakah gathering ini untuk merayakan pencapaian perusahaan, mempererat hubungan antar karyawan, atau mungkin untuk pelatihan dan pengembangan? Dengan mengetahui tujuan acara, kamu bisa merencanakan kegiatan yang sesuai dan bermanfaat bagi semua peserta.
Pilih Tanggal dan Lokasi
Memilih tanggal dan lokasi yang tepat adalah kunci keberhasilan acara. Pertimbangkan jadwal kerja karyawan dan pastikan tidak bertabrakan dengan acara penting lainnya. Untuk lokasi, pilih tempat yang nyaman dan mudah dijangkau oleh semua peserta.
Bisa di hotel, resort, atau bahkan di luar kota jika ingin suasana yang berbeda. Jangan lupa untuk memeriksa ketersediaan tempat dan melakukan pemesanan jauh-jauh hari.
Tentukan Anggaran
Sebelum melangkah lebih jauh, tentukan dulu anggaran yang tersedia untuk acara ini. Buat daftar kebutuhan dan hitung perkiraan biayanya. Anggaran ini harus mencakup semua aspek, mulai dari sewa tempat, konsumsi, transportasi, hingga hiburan dan hadiah. Dengan anggaran yang jelas, kamu bisa mengatur pengeluaran dengan lebih baik dan menghindari biaya yang tidak terduga.
Baca Juga: Tips Membuat Thematic Activity yang Efektif untuk Meningkatkan Kerjasama Tim
Buat Rencana Kegiatan
Setelah tujuan, tanggal, lokasi, dan anggaran sudah ditentukan, saatnya membuat rencana kegiatan. Susun agenda acara secara rinci, mulai dari pembukaan hingga penutupan. Sertakan berbagai aktivitas yang menarik dan menyenangkan, seperti permainan team building, presentasi, workshop, atau sesi sharing.
Pastikan juga ada waktu untuk istirahat dan bersosialisasi agar acara tidak terlalu padat dan melelahkan.
Persiapkan Perlengkapan dan Logistik
Perlengkapan dan logistik memainkan peran penting dalam persiapan acara. Buatlah daftar lengkap perlengkapan yang dibutuhkan, seperti sound system, proyektor, meja, kursi, dan alat tulis. Pastikan semua perlengkapan tersedia dan dalam kondisi baik sebelum acara dimulai. Selain itu, atur transportasi bagi peserta, terutama jika acara berlangsung di luar kota.
Siapkan Konsumsi
Makanan dan minuman adalah salah satu hal yang tidak boleh diabaikan. Pilih menu yang sesuai dengan selera peserta dan pastikan ada variasi agar semua orang bisa menikmati. Jika acara berlangsung seharian, sediakan juga camilan dan minuman ringan untuk mengisi jeda waktu. Pastikan juga ada pilihan untuk peserta yang memiliki pantangan makanan atau alergi.
Undang dan Informasikan Peserta
Setelah semua persiapan teknis selesai, saatnya mengundang peserta. Buat undangan resmi dan sampaikan informasi lengkap mengenai acara, termasuk waktu, tempat, agenda, dan dress code jika ada.
Gunakan berbagai media komunikasi, seperti email, WhatsApp, atau poster di kantor, agar informasi bisa tersampaikan dengan baik. Jangan lupa untuk meminta konfirmasi kehadiran agar kamu bisa mempersiapkan segala sesuatunya dengan lebih tepat.
Buat Tim Panitia
Acara besar seperti corporate gathering membutuhkan banyak tangan untuk mengurusnya. Bentuk tim panitia yang terdiri dari karyawan yang bersedia dan mampu bekerja sama. Bagilah tugas sesuai dengan kemampuan dan minat masing-masing anggota.
Pastikan semua anggota tim panitia tahu apa yang harus dilakukan dan kapan harus melakukannya. Adakan rapat rutin untuk memantau perkembangan persiapan dan mengatasi masalah yang mungkin muncul.
Rencanakan Hiburan dan Hadiah
Untuk membuat acara lebih meriah dan berkesan, sediakan hiburan dan hadiah. Kamu bisa menyewa band, DJ, atau mengadakan pertunjukan seni. Jangan lupa untuk menyiapkan hadiah menarik bagi peserta, bisa berupa doorprize, penghargaan, atau souvenir. Hal ini akan membuat acara lebih seru dan dinantikan oleh semua orang.
Evaluasi dan Dokumentasi
Segera evaluasi acara setelah selesai. Tanyakan kepada peserta tentang pendapat mereka mengenai acara tersebut dan catat hal-hal yang perlu diperbaiki untuk acara berikutnya.
Dokumentasikan acara dengan foto dan video untuk kenang-kenangan. Gunakan dokumentasi ini juga untuk laporan kepada manajemen atau sebagai bahan promosi di media sosial perusahaan.