Jasa EO – Mengelola tim di lapangan saat event berlangsung menjadi tugas penting yang menentukan suksesnya sebuah acara. Tim event harus menjaga koordinasi, memastikan komunikasi berjalan jelas, dan membagi tugas dengan rapi. Jika salah satu hal ini tidak berjalan, acara bisa mudah berantakan dan melenceng dari rencana. Karena itu, setiap event organizer perlu menerapkan strategi yang tepat agar tim tetap fokus dan profesional selama pelaksanaan.
Berikut 7 tips efektif untuk mengelola tim di lapangan saat event berlangsung agar acara berjalan lancar dan memberi hasil yang memuaskan bagi klien.
Briefing Awal yang Jelas dan Terstruktur
Sebelum acara dimulai, event manager mengadakan briefing bersama seluruh tim. Sampaikan peran masing-masing, alur kegiatan, jadwal rundown, dan potensi kendala yang mungkin terjadi. Pastikan semua anggota memahami tanggung jawabnya dan tahu siapa yang harus dihubungi saat situasi darurat.
Briefing yang jelas membuat seluruh tim bergerak ke arah yang sama. Tidak ada lagi kebingungan karena setiap orang mengetahui tugasnya sejak awal.
Tentukan Koordinator di Setiap Divisi
Dalam event besar, tim biasanya terbagi menjadi beberapa divisi seperti dekorasi, konsumsi, dokumentasi, registrasi, dan teknis. Tunjuk satu koordinator di setiap divisi agar instruksi tidak tumpang tindih. Koordinator berfungsi sebagai penghubung antara tim lapangan dan event manager utama.
Dengan sistem ini, komunikasi menjadi lebih cepat dan keputusan dapat diambil secara efisien tanpa menunggu lama. Cara ini terbukti efektif untuk mengelola tim di lapangan saat event berlangsung dengan hasil profesional.
Pastikan Semua Tim Tahu Jadwal dengan Detail
Setiap anggota tim harus memahami rundown acara secara menyeluruh, termasuk waktu setup, durasi tiap sesi, dan waktu closing. Bila ada perubahan jadwal mendadak, segera informasikan ke seluruh tim melalui grup komunikasi internal.
Koordinasi waktu yang rapi membantu setiap sesi berjalan sesuai rencana. Dengan begitu, pengelolaan tim di lapangan saat event berlangsung terasa lebih terkendali dan minim kekacauan.
Baca Juga: 5 elemen penting yang membuat peserta terkesan dengan acara anda!!
Siapkan Peralatan dan Logistik Cadangan
Masalah teknis seperti mic tidak berfungsi, kabel putus, atau listrik drop bisa muncul kapan saja. Karena itu, tim perlu menyiapkan peralatan cadangan dan logistik tambahan. Pastikan tim teknis selalu siaga untuk menangani kendala dengan cepat.
Kesiapan seperti ini membuat event berjalan tanpa gangguan besar. Mengelola tim di lapangan juga menjadi lebih mudah karena setiap anggota tahu langkah yang harus diambil saat masalah muncul.
Jaga Komunikasi yang Aktif dan Efisien
Komunikasi menjadi kunci utama saat event berlangsung. Gunakan bahasa yang singkat dan jelas, terutama ketika situasi sedang padat. Koordinator harus memastikan pesan disampaikan dengan cepat ke seluruh anggota tim.
Dengan komunikasi yang efisien, koordinasi di lapangan berjalan lebih lancar. Semua instruksi diterima dengan baik sehingga pengelolaan tim semakin efektif.
Tetap Tenang Saat Masalah Terjadi
Tidak ada event yang berjalan tanpa hambatan. Hal terpenting adalah bagaimana tim bersikap ketika masalah muncul. Pemimpin tim harus mampu berpikir cepat dan memberi arahan yang jelas.
Sikap tenang dari event leader membantu menjaga fokus tim di tengah tekanan. Kendala pun dapat diselesaikan tanpa menimbulkan kepanikan yang bisa mengganggu jalannya acara.
Baca Juga: 5 Game Kreatif untuk Membangun Bonding yang Lebih Kuat dalam Tim
Evaluasi Setelah Event Selesai
Langkah ini membantu tim menganalisis proses secara objektif dan memastikan peningkatan yang nyata di event berikutnya.
Mengelola tim di lapangan membutuhkan komunikasi yang efektif, kepemimpinan yang kuat, dan manajemen waktu yang rapi. Ketika pembagian tugas jelas, koordinasi terjaga, dan tim mampu menghadapi situasi tak terduga dengan tenang, setiap event berpotensi besar berlangsung sukses dan meninggalkan kesan positif bagi seluruh peserta.
Wujudkan Event Profesional Bersama Labiru Event. Kami siap membantu merancang dan menjalankan acara dari awal hingga akhir dengan tim yang berpengalaman dan proses yang tertata. Konsultasi gratis tersedia untuk membantu menyusun event yang lebih lancar, terukur, dan berkesan.