Jasa EO – Dalam setiap penyelenggaraan event, keberhasilan tidak hanya bergantung pada konsep dan eksekusi panggung, tetapi juga pada koordinasi antar pihak yang terlibat. Di sinilah peran Liaison Officer (LO) menjadi sangat penting. Seorang LO berfungsi sebagai penghubung antara panitia event dengan tamu, pembicara, artis, atau pihak-pihak eksternal lainnya agar komunikasi berjalan lancar dan kebutuhan mereka terpenuhi dengan baik.
Tugas LO menuntut kemampuan komunikasi, tanggung jawab tinggi, serta kepekaan terhadap situasi. Profesi ini sering kali menjadi “jembatan” antara profesionalisme panitia dan kenyamanan tamu. Berikut adalah beberapa peran utama Liaison Officer dalam event:
Penghubung Antara Panitia dan Tamu
Peran utama LO adalah menjadi jembatan komunikasi antara tamu undangan, pengisi acara, atau narasumber dengan panitia penyelenggara. Seorang LO memastikan bahwa setiap informasi penting, seperti jadwal, lokasi, atau perubahan rundown, tersampaikan dengan jelas.
Misalnya, ketika seorang pembicara datang ke lokasi meeting, LO akan menyambut, mengarahkan ke ruang tunggu, dan memastikan semua kebutuhan teknis (seperti presentasi, mikrofon, atau air minum) sudah siap. Dengan begitu, tamu merasa dihargai dan acara dapat berjalan sesuai rencana.
Mengatur Jadwal dan Kebutuhan Khusus Tamu
Setiap tamu, terutama tamu penting seperti VIP, artis, atau pejabat, biasanya memiliki jadwal padat dan kebutuhan khusus. LO bertugas memastikan semua detail tersebut terpenuhi.
Contohnya, jika seorang bintang tamu membutuhkan waktu khusus untuk gladi bersih atau makanan tertentu, LO akan berkoordinasi dengan divisi logistik dan konsumsi agar semuanya tersedia tepat waktu. Kedisiplinan dalam mengatur waktu sangat penting karena keterlambatan sedikit saja bisa memengaruhi jalannya seluruh event.
Menyediakan Pendampingan Selama Event
LO tidak hanya bekerja sebelum acara dimulai, tetapi juga mendampingi tamu selama acara berlangsung. Tugas ini mencakup memastikan tamu tahu kapan harus tampil, mengarahkan ke panggung, menyiapkan kebutuhan sebelum naik ke atas podium, hingga mengantar kembali setelah sesi selesai.
Selain itu, LO juga harus tanggap jika terjadi perubahan mendadak. Misalnya, sesi ditunda atau urutan tampil diubah. Seorang LO profesional selalu siap memberikan solusi cepat tanpa menimbulkan kebingungan.
Baca Juga: Hal-Hal yang Harus Dipersiapkan dalam Menyelenggarakan Hybrid Event
Menjaga Kenyamanan dan Etika Pelayanan
Sikap dan etika LO mencerminkan citra panitia. Oleh karena itu, LO harus memiliki attitude yang ramah, sopan, dan profesional. Mereka dituntut untuk selalu tenang dalam berbagai situasi, bahkan ketika menghadapi tamu yang sulit atau situasi tak terduga.
Kenyamanan tamu menjadi prioritas utama. LO harus memastikan kebutuhan dasar seperti makanan, transportasi, tempat duduk, atau akomodasi tersedia sesuai standar. Apabila tamu merasa dihormati dan dilayani dengan baik, maka citra event pun akan meningkat secara keseluruhan.
Mengatur Transportasi dan Logistik
Dalam event berskala besar, sering kali tamu datang dari luar kota atau luar negeri. Di sinilah LO berperan dalam mengatur transportasi, penjemputan, dan penginapan.
LO memastikan jadwal kedatangan dan keberangkatan sesuai dengan rencana, berkoordinasi dengan tim transportasi untuk memastikan kendaraan tersedia tepat waktu, serta mengawal tamu hingga ke lokasi acara dengan aman. Bahkan, dalam beberapa event, LO juga mengatur itinerary lengkap selama tamu berada di lokasi.
Menjadi Problem Solver di Lapangan
Situasi tak terduga seperti keterlambatan tamu, masalah teknis, atau perubahan rundown bisa terjadi kapan saja. LO dituntut untuk cepat tanggap dan mampu mencari solusi.
Misalnya, jika artis utama terlambat datang, LO harus segera berkoordinasi dengan stage manager untuk menyesuaikan urutan tampil agar audiens tetap terhibur. Ketelitian dan kemampuan berpikir cepat inilah yang membuat LO menjadi sosok kunci di balik kelancaran event.
Melaporkan dan Mengevaluasi Setelah Event
Setelah acara selesai, LO juga bertanggung jawab untuk membuat laporan evaluasi tentang pengalaman pendampingan yang dilakukan. Laporan ini biasanya mencakup kendala yang terjadi, hal-hal yang sudah berjalan baik, dan saran perbaikan untuk event selanjutnya.
Tahapan ini penting agar penyelenggara dapat meningkatkan kualitas pelayanan di masa depan. Selain itu, dokumentasi dari LO juga menjadi arsip penting bagi tim EO dalam merencanakan acara berikutnya.
Baca juga: Pentingnya Rencana Darurat dalam Persiapan Event
Peran Liaison Officer bukan sekadar pendamping tamu, melainkan penghubung strategis yang memastikan seluruh elemen event berjalan harmonis. Dengan kemampuan komunikasi yang baik, disiplin tinggi, serta empati terhadap kebutuhan tamu, seorang LO dapat menjadi kunci kelancaran dan kesuksesan acara.
Dalam dunia event management, LO yang profesional adalah wajah pertama yang mewakili panitia. Oleh karena itu, menjadi LO bukan hanya soal tanggung jawab, tapi juga tentang seni melayani dengan hati dan menjaga citra acara agar tetap berkesan. Percayakan kebutuhan event-mu pada Labiru Event, EO profesional yang siap wujudkan acara sempurna!