Jasa EO – menjadi solusi terbaik bagi kamu yang ingin menyelenggarakan acara dengan perencanaan matang dan efisien. Salah satu tantangan terbesar dalam membuat event adalah mengatur budget. Banyak orang yang akhirnya mengeluarkan biaya lebih karena kurang teliti dalam perencanaan keuangan.
Padahal, dengan strategi yang tepat, kamu bisa mengatur anggaran agar acara tetap meriah tanpa perlu boros. Berikut beberapa cara efektif mengatur budget event supaya tetap hemat, maksimal, dan berkesan.
Tentukan Prioritas Utama Acara
Langkah pertama dalam mengatur budget adalah menentukan skala prioritas. Coba pikirkan, apa yang paling penting dalam acara kamu — apakah catering, venue, dekorasi, atau hiburan?
Dengan menentukan fokus utama, kamu bisa mengalokasikan dana lebih banyak pada hal yang krusial, sementara kebutuhan lain bisa disesuaikan dengan cara yang lebih sederhana namun tetap menarik.
Misalnya, jika acara berfokus pada presentasi, maka sound system dan layar besar menjadi prioritas. Namun jika tujuannya untuk hiburan, bagian dekorasi dan panggung bisa lebih diperhatikan.
Dengan cara ini, dana akan tersalurkan secara efisien dan hasil acara tetap maksimal.
Buat Rencana Anggaran yang Detail
Langkah kedua adalah membuat rencana anggaran sedetail mungkin. Tuliskan semua kebutuhan acara mulai dari sewa tempat, konsumsi, dekorasi, perlengkapan teknis, hingga dokumentasi.
Daftar biaya yang jelas membantu kamu memantau total pengeluaran dan mencegah adanya biaya tak terduga di kemudian hari.
Sebaiknya, sisihkan dana cadangan sekitar 10–15% dari total anggaran untuk mengantisipasi kebutuhan mendesak.
Dengan manajemen anggaran yang rapi, kamu bisa mengontrol setiap pengeluaran dan memastikan semua berjalan sesuai rencana.
Baca Juga: Tips memilih jasa cattering terbaik untuk kesuksesan event
Bandingkan Vendor dan Paket Layanan
Jangan langsung memilih vendor pertama yang kamu temui. Lakukan perbandingan dari beberapa vendor untuk melihat perbedaan harga, layanan, dan kualitas. Vendor profesional biasanya menawarkan paket fleksibel yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Dengan melakukan riset kecil ini, kamu bisa mendapatkan layanan terbaik dengan harga yang sesuai budget.
Selain itu, jangan ragu untuk melakukan negosiasi. Banyak vendor yang bersedia memberikan potongan harga jika kamu memesan beberapa layanan sekaligus.
Cara ini terbukti efektif membantu menekan pengeluaran tanpa mengurangi kualitas acara.
Pilih Venue dengan Fasilitas Lengkap
Venue menjadi salah satu pengeluaran terbesar dalam event. Untuk menghemat biaya, pilihlah lokasi yang sudah menyediakan fasilitas seperti kursi, meja, sound system, atau dekorasi dasar.
Dengan fasilitas lengkap, kamu tidak perlu menyewa perlengkapan tambahan yang bisa menambah biaya.
Selain hemat, venue yang lengkap juga membuat proses persiapan acara lebih praktis. Kamu hanya perlu fokus pada hal-hal penting lain seperti rundown dan teknis kegiatan.
Coba survei beberapa lokasi dan pilih yang paling efisien dari segi fasilitas dan jarak.
Baca Juga: Kiat Membuat Rundown Event yang Efektif dan Terstruktur
Minimalisir Biaya dengan Ide Kreatif
Hemat bukan berarti acara menjadi biasa-biasa saja. Justru, di sinilah kreativitas berperan penting!
Gunakan dekorasi DIY (Do It Yourself), pilih hiburan sederhana seperti live acoustic, atau gunakan souvenir buatan lokal. Selain hemat, ide seperti ini juga memberi sentuhan unik dan personal.
Dengan pendekatan kreatif, peserta acara akan merasakan suasana yang lebih hangat dan autentik. Jadi, meskipun budget terbatas, kesan yang ditinggalkan tetap maksimal.
Mengatur budget event memang butuh perencanaan matang, tapi bukan berarti acara jadi kurang meriah.
Dengan menentukan prioritas, membuat rencana detail, memilih vendor dengan cermat, dan memanfaatkan fasilitas venue yang ada, kamu bisa menghemat tanpa kehilangan kualitas acara.
Untuk hasil yang lebih maksimal, percayakan kebutuhan event kamu pada Labiru Event. Sebagai Event Organizer profesional, Labiru Event siap membantu mengelola anggaran, memilih vendor terbaik, dan memastikan acara berjalan sukses. Jadi, tidak perlu khawatir lagi acara impianmu bisa terwujud hemat tapi tetap meriah bersama Labiru Event!